Demande d’accès

Conditions d'utilisation pour les organisations membres

Préambule

Le Portail d'inscription du Corps de l'Ontario (le « Portail du Corps de l'Ontario ») est un site Web qui permet aux résidents de l'Ontario de s'inscrire, de participer à la formation de base en ligne et de passer la présélection pour se préparer à aider à titre de bénévole en cas de situation d'urgence. Le Portail du Corps de l'Ontario constitue une base de données de bénévoles prêts à être déployés qui se sont inscrits sur le portail.

Les seules entités et organisations considérées comme autorisées à avoir accès au Portail du Corps de l'Ontario sont des municipalités, des communautés autochtones, des organisations de services aux Autochtones et des organisations non gouvernementales qui ont un mandat ou une responsabilité en matière de gestion des situations d'urgence. Les organisations qui n'ont pas de mandat ou de responsabilité en matière de gestion des urgences n'auront donc pas accès au portail.

Les organisations admissibles qui demandent l'accès à la base de données doivent d'abord fournir les renseignements demandés ci-dessous et accepter les conditions d'utilisation. Une fois que le ministère de la Protection civile et de l'Intervention en cas d'urgence (MPCIU) accorde à une organisation membre l'accès à la base de données, cette organisation peut utiliser des paramètres de recherche filtrés pour chercher et recruter des bénévoles inscrits, présélectionnés et formés, qui sont prêts à contribuer à l'effort de secours en cas de situation d'urgence.

Si une organisation membre ne respecte pas les conditions d'utilisation, son droit d'accès à la base de données peut être révoqué. L'utilisation de la base de données est gratuite.

Les organisations membres doivent fournir les adresses de courriel de chaque utilisateur autorisé au moment d'accepter les conditions d'utilisation.

Dans le cadre du processus d'inscription au Portail du Corps de l'Ontario en tant qu'organisation membre inscrite, les organisations admissibles doivent fournir au MPCIU, par courriel, à EMOPreparednessPrograms@ontario.ca, une attestation de leur conseil d'administration ou d'un organe directeur équivalent. L'attestation doit confirmer l'intention de l'organisation de s'inscrire à titre d'organisation membre et de nommer des utilisateurs autorisés.

En outre, l'organisation membre doit s'engager à respecter les modalités suivantes, qui constituent une entente juridique entre l'organisation membre et Sa Majesté le Roi du chef de l'Ontario, représenté par le ministre de la Protection civile et de l'Intervention en cas d'urgence (l'« entente »).

1. Définitions

« utilisateur autorisé » ou « utilisateurs autorisés » Individu(s) de l'organisation membre qui a (ont) accès aux renseignements contenus dans la base de données et qui les utilise(nt) conformément à la présente entente.

« infraction » Accès non autorisé à des renseignements personnels ou collecte, utilisation, communication ou élimination non autorisée de renseignements personnels; une activité qui est réputée « non autorisée » peut enfreindre la Loi de 1990 sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée ou la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

« jour ouvrable » N'importe quel jour de travail, du lundi au vendredi inclusivement, à l'exception des jours fériés et autres congés, à savoir : le jour de l'An, le jour de la Famille, le Vendredi saint, le lundi de Pâques, la fête de Victoria, la fête du Canada, le Congé civique, la fête du Travail, le jour de l'Action de grâces, le jour du Souvenir, le jour de Noël, le 26 décembre et tout autre jour que Sa Majesté le Roi du chef de l'Ontario a désigné comme jour de congé.

« base de données » Les renseignements relatifs aux bénévoles inscrits que contient le Portail d'inscription du Corps de l'Ontario.

« situation d'urgence » A le sens qui lui est donné à l'article 1 de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d'urgence, L.R.O. 1990, chap. E.9 : « Situation ou situation imminente dangereuse à un point tel qu'elle risquerait de causer un grave préjudice à des personnes ou d'importants dommages à des biens et qui est due à un fléau de la nature, à une maladie ou autre risque pour la santé, à un accident ou à un acte intentionnel ou autre. »

« LAIPVP » La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, avec ses modifications successives.

« parties indemnisées » Sa Majesté le Roi du chef de l'Ontario, ainsi que ses ministres, mandataires, représentants et employés.

« information » ou « renseignement » Tout renseignement se trouvant dans la base de données, dont des renseignements personnels.

« propriété intellectuelle » Tout droit intellectuel ou industriel, ou autre droit de propriété, de toute nature et sous n'importe quelle forme, protégé ou protégeable en vertu des lois du Canada, d'un autre pays ou d'une subdivision politique d'un autre pays, y compris, mais sans s'y limiter, tout droit intellectuel ou industriel ou autre droit de propriété protégé ou protégeable en vertu d'une loi ou d'un règlement, en common law ou en equity.

« perte » Cause d'action, responsabilité, perte, coût, dommage ou dépense (y compris les honoraires d'avocats, d'experts et de consultants) qu'une personne engage ou subit à cause d'une partie de l'entente ou en lien avec une partie de l'entente.

« MPCIU » Sa Majesté le Roi du chef de l'Ontario représenté par le ministre de la Protection civile et de l'Intervention en cas d'urgence.

« organisation membre » Municipalité, communauté autochtone, organisation de services aux Autochtones ou organisation non gouvernementale admissible responsable de la gestion des situations d'urgence qui a accepté les conditions d'utilisation et obtenu l'accès à la base de données.

« LAIMPVP » La Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, avec ses modifications successives.

« avis » Communication envoyée ou exigée aux termes de l'entente.

« LPRPDE » La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, chap. 5, avec ses modifications successives.

« renseignements personnels » A la même définition que le terme utilisé dans la LAIPVP et comprend des renseignements recueillis par le MPCIU et conservés dans la base de données.

« instance » Action, réclamation, demande, procès ou toute autre procédure qu'une personne présente, introduit ou intente pour une raison découlant de l'entente ou en lien avec l'entente.

« tiers » Individu ou organisme autre que l'utilisateur autorisé d'une organisation membre.

« conditions d'utilisation » Modalités d'utilisation que doivent respecter les organisations membres pour avoir accès à la base de données, y compris la présente entente et toute annexe ou tout appendice rattaché à cette entente, dans ses versions successives.

L'article 1 demeure en vigueur après la résiliation ou l'expiration de l'entente.

2. Objet du Portail d'inscription du Corps de l'Ontario et utilisation de l'information provenant de la base de données

2.1 L'accès à la base de données n'est autorisé que pour recruter des bénévoles en vue de contribuer à l'intervention face à une situation d'urgence.

2.2 Une organisation membre ne peut utiliser la base de données que pour trouver des personnes possédant les capacités et les compétences nécessaires pour exécuter les activités auxquelles se livre l'organisation membre en réponse à une situation d'urgence.

2.3 L'accès à la base de données n'indique nullement un alignement des valeurs du MPCIU sur celles de l'organisation membre. Les organisations membres ne doivent pas présenter leur accès à la base de données comme signifiant que leurs valeurs et croyances ont été endossées par le MPCIU.

3. Durée de l'entente

3.1 La présente entente entre en vigueur lorsque l'organisation membre accepte les conditions d'utilisation et prend fin le jour où l'accès à la base de données est révoqué ou terminé conformément aux paragraphes 8.1 et 12.2.

4. Rôles et responsabilités

4.1 Les responsabilités de l'organisation sont les suivantes :

1. Offrir une formation spécifique ou supplémentaire aux bénévoles recrutés sur le Portail d'inscription du Corps de l'Ontario qui doivent être déployés.
2. À la demande du MPCIU, lui fournir des données sur le déploiement. Au minimum, ces données comprennent le nombre de bénévoles déployés et les types de situations d'urgence pour lesquelles ils ont été déployés. Ces données seront utilisées pour surveiller l'utilisation de la base de données.
3. Communiquer avec les bénévoles pour leur offrir des possibilités de bénévolat. En s'inscrivant, le bénévole ne s'engage pas à consentir à n'importe quel déploiement.
4. Coordonner, gérer et payer les frais relatifs au déploiement de bénévoles qui aident l'organisation membre.
5. Contrôler l'accès aux locaux de l'organisation membre où sont stockés ou utilisés les renseignements personnels.
6. Aviser immédiatement le MPCIU d'une infraction, prendre des mesures raisonnables pour éviter que l'infraction ne se reproduise, qu'il s'agisse de l'accès non autorisé à de l'information, ou de l'utilisation, de la communication et de la destruction non autorisées de renseignements, et aviser par écrit le MPCIU des mesures prises.
7. Coopérer avec le MPCIU et lui offrir l'aide raisonnablement nécessaire pour répondre à une infraction.
8. Maintenir la confidentialité et l'intégrité des renseignements auxquels l'organisation membre a accès et éviter la communication, l'utilisation, la modification et l'élimination accidentelles ou non autorisées des renseignements.
9. Assurer la sécurité et le bien-être des bénévoles sous la supervision de l'organisation membre.
10. Contracter une assurance de la responsabilité civile pour les bénévoles.
11. Veiller au traitement juste et équitable de tous les bénévoles déployés dans le cadre d'une situation d'urgence.
12. Assurer la supervision directe des bénévoles de moins de 18 ans.
13. Veiller à ce que les utilisateurs autorisés se conforment aux conditions d'utilisation.

5. Utilisations interdites de l'information

5.1 L'organisation membre convient que seuls les utilisateurs autorisés de l'organisation membre auront accès à l'information et l'utiliseront, et que cet accès et cette utilisation se limiteront à la réalisation des objets décrits aux paragraphes 2.1 et 2.2. L'organisation membre convient en outre que l'information ne peut pas être utilisée pour recruter des bénévoles dans un but autre que participer à l'aide fournie dans une situation d'urgence, y compris dans le but de contribuer aux activités journalières ou à des événements spéciaux de l'organisation membre.

5.2 Sans limiter la généralité de ce qui précède, les utilisations ci-dessous de l'information provenant de la base de données sont strictement interdites :

1. La duplication de l'information, par un moyen quelconque, dans quelque format que ce soit et sur quelque support que ce soit, sauf dans les circonstances autorisées par les paragraphes 5.3 et 5.4.
2. Le stockage de l'information au-delà de ce que permettent les conditions d'utilisation.
3. La communication de l'information à des tiers, à moins que la loi l'exige ou le permette en vertu des paragraphes 5.3 et 5.4.
4. La publication de l'information ou la mise de l'information à la disposition du public.

5.3 Lorsqu'une organisation membre intervient dans une situation d'urgence dans un lieu où l'accès à Internet et au Portail d'inscription du Corps de l'Ontario n'est pas fiable, l'organisation membre peut, pour se préparer à l'intervention face à une situation d'urgence à cet endroit, télécharger l'information dans un document séparé dans l'intention de l'utiliser au lieu de la situation d'urgence pour contacter des bénévoles.

5.4 Si une organisation membre a téléchargé de l'information comme prévu au paragraphe 5.3, elle a le droit de faire des copies de l'information ou de la communiquer à d'autres membres de son personnel, pour autant que cela soit nécessaire pour contacter des bénévoles afin de leur demander de participer à l'intervention face à la situation d'urgence.

5.5 Les dispositions relatives aux utilisations interdites de l'information et à la sécurité doivent être respectées chaque fois qu'un utilisateur autorisé accède à la base de données.

6. Conservation et destruction de l'information

6.1 L'organisation membre n'est autorisée à conserver l'information qu'aussi longtemps que cela est nécessaire pour répondre à la situation d'urgence. Lorsque l'information n'est plus nécessaire à cette fin, l'organisation membre doit détruire l'information d'une manière garantissant que les renseignements personnels soient complètement irrécupérables à la fin du déploiement.

6.2 L'organisation membre n'engagera pas un tiers dans le but de détruire l'information et seuls les utilisateurs autorisés détruiront l'information, sauf autorisation contraire préalable du MPCIU, donnée par écrit.

6.3 Sur demande, l'organisation membre doit fournir une déclaration écrite indiquant le nom ou le numéro du dossier concerné, la date, et le nom, le titre et la signature de l'utilisateur autorisé qui a supervisé la destruction de l'information.

7. Indemnisation

7.1 L'organisation membre indemnisera et dégagera de toute responsabilité les parties indemnisées à l'égard de toute perte et de toute procédure, à moins que cette perte ou procédure ne soit uniquement causée par une négligence grave ou une faute intentionnelle des parties indemnisées.

7.2 Le paragraphe 7.1 demeure en vigueur en cas de résiliation ou d'expiration de l'entente.

8. Manquement

8.1 Si, de l'avis du MPCIU, une organisation membre ne respecte pas une des dispositions de la présente entente, son accès à la base de données pourrait être temporairement suspendu ou révoqué, n'importe quand et sans que le MPCIU n'engage sa responsabilité ou n'encoure des peines ou frais.

8.2 La suspension ou la révocation de l'accès en vertu du paragraphe 8.1 peut prendre effet immédiatement sans préavis ou à tout autre moment précisé dans l'avis par le MPCIU.

8.3 Si l'accès est suspendu ou révoqué en vertu du paragraphe 8.1, le MPCIU donnera à l'organisation membre un avis lui expliquant la raison de la suspension ou de la révocation.

8.4 Si l'accès est suspendu en vertu du paragraphe 8.1, le MPCIU peut, par un avis, donner à l'organisation membre la possibilité de remédier au manquement et peut lui imposer des conditions auxquelles elle doit se conformer pour rétablir son accès à la base de données.

9. Avis

9.1 Les avis remis dans le cadre de la présente entente sont donnés par écrit et transmis par courrier électronique à l'autre partie.

9.2 L'avis au MPCIU est transmis par courriel à : EMOPreparednessPrograms@ontario.ca.

9.3 L'avis à l'organisation membre est remis à la personne qui remplit la demande de l'organisation membre d'accès à la base de données ou à toute autre personne que l'organisation membre indiquera ultérieurement au MPCIU par avis.

10. Vérification

10.1 Le MPCIU ou une personne qu'il autorise peut effectuer une vérification dans le but d'évaluer la conformité de l'organisation membre à la présente entente. Le MPCIU ou la personne autorisée peut, sur préavis écrit de 24 heures à l'organisation membre ou sans préavis si la vérification a lieu pour cause de non-conformité aux conditions de l'entente, inspecter, n'importe quand pendant les heures normales de bureau de l'organisation membre, les locaux où l'information se trouve. Le MPCIU ou la personne autorisée peut également effectuer la vérification par une voie électronique à sa disposition. L'organisation membre doit coopérer à la vérification effectuée par le MPCIU ou la personne autorisée.

10.2 Un rapport des résultats de la vérification et de tout plan d'action en résultant sera envoyé à l'organisation membre.

11. Propriété intellectuelle

11.1 Sa Majesté le Roi du chef de l'Ontario et ses concédants de licence et fournisseurs de services respectifs sont et demeurent les propriétaires uniques et exclusifs de tous les droits, titres et intérêts, y compris toute la propriété intellectuelle, liés à l'information, à la base de données et au Portail d'inscription du Corps de l'Ontario. Aucune disposition des présentes modalités n'a pour effet de transférer des droits, des titres ou des intérêts liés à l'information, à la base de données ou au Portail d'inscription du Corps de l'Ontario à l'organisation membre.

11.2 Le paragraphe 11.1 demeure en vigueur en cas de résiliation ou d'expiration de l'entente.

12. Accès plus nécessaire

12.1 Si l'accès à la base de données n'est plus nécessaire pour un utilisateur autorisé d'une organisation membre (p. ex., si la personne a changé de poste ou quitté l'organisation), l'organisation membre donnera un avis au MPCIU à cet effet dans les cinq jours ouvrables, par courriel, à EMOPreparednessPrograms@ontario.ca. À la réception de l'avis, le MPCIU mettra fin à l'accès de l'utilisateur autorisé à la base de données.

12.2 Si une organisation membre ne veut plus accéder à la base de données ou n'a plus besoin d'y accéder, l'organisation membre donnera un avis au MPCIU à cet effet dans les cinq jours ouvrables. À la réception de l'avis, le MPCIU mettra fin à l'accès à la base de données de tous les utilisateurs autorisés associés à l'organisation membre.

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