Demande d’accès

Conditions d'utilisation pour les partenaires

Préambule

Le portail du Corps de l’Ontario est un site Web permettant aux résidents de l’Ontario de s’inscrire, de participer à la formation de base en ligne et de passer la présélection pour se préparer à aider à titre de bénévole en situation d’urgence.

Toutes les organisations qui souhaitent accéder à la base de données doivent accepter les conditions d’utilisation. Une fois l’accès accordé par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les organisations partenaires peuvent chercher dans la base de données tenue à jour sur le portail au moyen de paramètres de recherche filtrés afin de recruter des bénévoles inscrits, présélectionnés et formés qui peuvent soutenir les efforts en situation d’urgence.

Si une organisation partenaire ne respecte pas les conditions d’utilisation, l’accès à la base de données peut être refusé ou révoqué. Les organisations partenaires ne sont pas obligées d’utiliser la base de données pour recruter des bénévoles; il s’agit d’une ressource qui complète les listes de bénévoles existantes. L’utilisation de la base de données est gratuite.

Pour pouvoir accéder à la base de données dans le but de recruter des bénévoles pour aider en situation d’urgence, l’organisation partenaire accepte par les présentes les modalités suivantes :

1. Définitions

« avis » Une communication envoyée ou exigée aux termes de l’article 9 de l’entente.

« base de données » Les renseignements relatifs aux bénévoles inscrits, tenus à jour sur le portail du Corps de l’Ontario.

« conditions ou entente » Les présentes conditions d’utilisation, y compris les annexes ou appendices qui y sont joints, avec leurs modifications successives.

« information » Les renseignements contenus dans la base de données, comme les renseignements personnels.

« infraction » Un accès non autorisé aux renseignements personnels ou leur collecte, leur utilisation, leur divulgation ou leur élimination non autorisée; l’activité qui est considérée comme « non autorisée » peut contrevenir à la Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

« jour ouvrable » Tout jour de travail du lundi au vendredi compris, à l’exclusion des jours fériés et autres congés, à savoir : le jour de l’An, le jour de la Famille, le Vendredi saint, le lundi de Pâques, la fête de la Reine, la fête du Canada, la fête provinciale, la fête du Travail, l’Action de grâce, le jour du Souvenir, le jour de Noël, le lendemain de Noël et tout autre jour que Sa Majesté le Roi du chef de l’Ontario a désigné comme férié.

« LAIMPVP » La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, avec ses modifications successives.

« LAIPVP » La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, avec ses modifications successives.

« LPRPDE » La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, chap. 5, avec ses modifications successives.

« organisation partenaire » Une municipalité, une collectivité des Premières Nations ou une organisation non gouvernementale responsable de la gestion des situations d’urgence, qui a accepté les conditions d’utilisation et a obtenu l’accès à la base de données.

« parties couvertes » Sa Majesté le Roi du chef de l’Ontario, ainsi que ses ministres, mandataires, représentants et employés.

« perte » Une cause d’action, une responsabilité, une perte, un coût, un dommage ou une dépense (y compris les honoraires d’avocats, d’experts et de consultants) qu’une personne engage ou subit à la suite ou dans le cadre d’une partie de l’entente.

« procédure » Toute action, réclamation, demande, poursuite ou toute autre procédure qu’une personne intente, fait ou poursuit à la suite ou dans le cadre de l’entente.

« renseignements personnels » A la même définition que dans la LAIPVP et comprend les renseignements collectés par le SCT et conservés dans la base de données.

« SCT » Sa Majesté le Roi du chef de l’Ontario, représenté par la présidente du Conseil du Trésor.

« situation d’urgence » A le sens qui lui est donné à l’article 1 de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence, L.R.O. 1990, chap. E.9 : « situation ou situation imminente dangereuse à un point tel qu’elle risquerait de causer un grave préjudice à des personnes ou d’importants dommages à des biens et qui est due à un fléau de la nature, à une maladie ou autre risque pour la santé, à un accident ou à un acte intentionnel ou autre ».

« tiers » Une personne physique ou morale autre que les utilisateurs autorisés ou une organisation partenaire.

« utilisateurs autorisés » Un ou des particuliers qui ont accès aux renseignements personnels de la base de données et les utilise conformément à la présente entente.

2. But du portail du Corps de l'Ontario et utilisation de l’information de la base de données

2.1 L’accès à la base de données est réservé aux fins de recrutement de bénévoles pour aider en situation d’urgence.

2.2 Une organisation partenaire peut utiliser la base de données seulement pour identifier des personnes possédant les capacités et les compétences nécessaires pour mener à bien l’activité qu’entreprend l’organisation partenaire en réponse à une situation d’urgence.

2.3 Lorsqu’une organisation partenaire intervient en situation d’urgence dans un endroit où l’accès à Internet et au portail du Corps de l’Ontario n’est pas garanti, l’organisation partenaire peut, en se préparant à aider en situation d’urgence à cet emplacement, télécharger l’information dans un document distinct à utiliser à l’emplacement de la situation d’urgence pour s’assurer qu’il est possible de communiquer avec les bénévoles.

2.4 Lorsqu’une organisation partenaire a téléchargé l’information de la manière envisagée à l’article 2.3, elle est autorisée à en faire des copies ou à la communiquer à d’autres membres du personnel de l’organisation partenaire, seulement dans la mesure où c’est nécessaire pour faciliter la communication avec les bénévoles afin de répondre à la situation d’urgence.

3. Durée de l’entente

3.1 La présente entente entre en vigueur lorsque l’organisation partenaire accepte les conditions d’utilisation et prend fin à la date de sa résiliation conformément aux articles 8 et 13.

4. Rôles et responsabilités

4.1 L’organisation partenaire est responsable de ce qui suit :

1. Offrir une formation particulière ou supplémentaire nécessaire au déploiement des bénévoles recrutés sur le portail du Corps de l’Ontario.
2. À la demande du SCT, lui fournir les données sur le déploiement. Au minimum, ces données comprennent le nombre de bénévoles déployés et les types de situations d’urgence pour lesquelles ils ont été déployés. Ces données seront utilisées pour suivre l’utilisation de la base de données.
3. Communiquer avec les bénévoles pour leur offrir des occasions. L’inscription d’un bénévole ne signifie pas qu’il consent à chaque déploiement.
4. Coordonner, gérer et payer les frais relatifs au déploiement de bénévoles.
5. Contrôler l’accès aux locaux où sont stockés ou utilisés les renseignements personnels.
6. Aviser immédiatement le SCT en cas d’infraction, prendre des mesures raisonnables pour prévenir la reproduction d’un accès, d’une utilisation, d’une divulgation ou de la destruction non autorisé de l’information, et aviser le SCT par écrit des mesures prises.
7. Coopérer avec le SCT et lui offrir l’aide raisonnablement nécessaire pour répondre à une infraction.
8. Préserver la confidentialité et l’intégrité de l’information à laquelle les utilisateurs autorisés ont accès et protéger l’information contre l’accès, la divulgation, l’utilisation, la modification et la suppression accidentel ou non autorisé.
9. S’assurer de la sécurité et du bien-être des bénévoles pendant qu’ils sont sous la supervision de l’organisation partenaire.
10. Fournir une assurance de la responsabilité civile aux bénévoles.
11. S’assurer du traitement équitable et juste de tous les bénévoles déployés dans le cadre d’une situation d’urgence.
12. Assurer la supervision directe des bénévoles de moins de 18 ans.

5. Utilisations interdites de l’information

5.1 L’organisation partenaire accepte que seules les personnes autorisées au sein de l’organisation partenaire accèdent à l’information et l’utilisent, et cet accès et cette utilisation sont limités à la réalisation des objectifs décrits à l’article 2. L’organisation partenaire accepte également que l’information ne soit pas utilisée pour recruter des bénévoles afin d’aider dans des domaines autres que l’assistance en situation d’urgence, comme les opérations ou les activités quotidiennes ou les événements spéciaux de l’organisation partenaire.

5.2 Sans limiter la généralité de ce qui précède, les utilisations ci-dessous de l’information collectée dans la base de données sont strictement interdites :

1. La duplication par un moyen quelconque, dans quelque format et sur quelque support que ce soit, sauf si les articles 2.3 et 2.4 l’autorisent.
2. Le stockage au-delà de ce que permettent les conditions d’utilisation.
3. La divulgation à des tiers, à moins que la loi l’exige ou que les articles 2.3 et 2.4 l’autorisent.
4. La publication ou la mise à la disposition du public.

5.3 Les dispositions relatives aux utilisations interdites de l’information et à la sécurité doivent être respectées chaque fois qu’un utilisateur autorisé accède à la base de données.

6. Conservation et destruction de l’information

6.1 L’organisation partenaire est autorisée à conserver l’information seulement tant qu’elle est nécessaire pour répondre à la situation d’urgence, après quoi l’organisation partenaire est tenue de détruire l’information de manière à s’assurer qu’elle est complètement irrécupérable à la fin du déploiement.

6.2 L’organisation partenaire n’engage pas de tiers aux fins de destruction de l’information, et seuls les utilisateurs autorisés exercent cette fonction, à moins que l’approbation expresse écrite préalable du SCT ait été obtenue.

6.3 Si on le lui demande, l’organisation partenaire doit présenter un certificat de destruction qui énumère les noms et numéros d’identification des fichiers applicables, la date de la destruction et le nom, le titre et la signature de l’utilisateur autorisé supervisant la destruction.

7. Indemnisation

7.1 L’organisation partenaire indemnise les parties couvertes contre les pertes et les procédures, sauf si elles sont uniquement causées par la négligence grossière ou l’inconduite volontaire des parties couvertes.

8. Cas de défaut

8.1 En cas de manquement de l’organisation partenaire à l’une des conditions ci-dessus, l’accès à la base de données prend fin, et le SCT remet un avis écrit précisant le motif de la fin de l’accès.

9. Avis

9.1 Les avis à remettre au titre de la présente entente sont remis par écrit et par courriel à l’autre partie. Il est possible de communiquer avec le SCT à l’adresse EMOPreparednessPrograms@ontario.ca

Chaque utilisateur autorisé d’une organisation partenaire doit renseigner son adresse électronique lorsqu’il accepte les conditions d’utilisation.

10. Vérifications

10.1 Le SCT ou une personne qu’il autorise peut conduire une vérification concernant le respect par l’organisation partenaire de la présente entente. Le SCT ou la personne autorisée peut, sur remise d’un préavis écrit de 24 heures à l’organisation partenaire, ou sans préavis lorsque la vérification concerne une infraction soupçonnée à la présente entente, conduire une vérification, à tout moment pendant les heures normales d’ouverture de l’organisation partenaire, des locaux physiques où l’information se trouve. Le SCT ou la personne autorisée peut également conduire cette vérification par un moyen électronique à sa disposition. L’organisation partenaire est tenue de coopérer avec le SCT ou la personne autorisée pendant la conduite de la vérification.

10.2 Les vérifications sont coordonnées et conduites conformément aux normes et directives professionnelles de la Division de la vérification interne de l’Ontario.

10.3 Un rapport des résultats de la vérification et des plans d’action résultant de la vérification sont envoyés aux utilisateurs autorisés.

11. Propriété intellectuelle

11.1 Le SCT et ses concédants de licence et fournisseurs de services respectifs sont et demeurent les propriétaires uniques et exclusifs de tous les droits, titres et intérêts, y compris toute la propriété intellectuelle, liés à l’information, à la base de données et au portail du Corps de l’Ontario. Aucune disposition des présentes modalités n’a pour effet de transférer des droits, des titres ou des intérêts liés à l’information, à la base de données ou au portail du Corps de l’Ontario à l’organisation partenaire.

12. Fin de la nécessité de l’accès

12.1 Si l’accès d’un utilisateur autorisé de l’organisation partenaire à la base de données n’est plus nécessaire (p. ex., si une personne a changé de rôle ou a quitté l’organisation), l’organisation partenaire remet un avis au SCT dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de l’avis, et le SCT révoque l’accès de l’utilisateur autorisé.

12.2 Si une organisation partenaire ne souhaite plus accéder à la base de données ou n’a plus besoin d’y accéder, elle remet un avis au SCT dans les cinq jours ouvrables. À la réception de l’avis, le SCT révoque l’accès de tous les utilisateurs autorisés qui sont associés à l’organisation partenaire.

En cliquant sur « J’accepte les conditions d’utilisation », vous acceptez les conditions d’utilisation énoncées ci-dessus.